Über 400 Speaker, vier Bühnen, ein Portal

Die BEEFTEA group GmbH, Eventagentur mit Hauptsitz in Berlin und seit 2014 unser Kunde, übernimmt für große Kongresse und Messe-Conventions das Speakermanagement. Bei mehreren hundert Referentinnen und Referenten auf parallelen Bühnen heißt das im Alltag: Programmpläne in immer neuen Excel-Versionen, Einwilligungen verstreut über mehrere Postfächer und Präsentationen, die kurz vor Beginn noch fehlen. 2021 haben wir deshalb gemeinsam comnexx entwickelt, eine Convention Management Software, die Programmplanung, Speaker-Management und Content-Logistik in einem Portal bündelt. BEEFTEA bringt die Praxis aus dem Programmmanagement ein und vermarktet comnexx, wir verantworten Konzeption, Design, Entwicklung und den technischen Betrieb.

Das Programmteam legt Bühnen, Veranstaltungstage und Sessions an und ordnet ihnen Tracks, Formate und eigene Attribute zu. Ein visueller Schedule Manager zeigt den Ablauf pro Tag und Bühne. Sobald ein Speaker freigeschaltet ist, verschickt comnexx die Willkommens-Mail automatisch. Im Speaker-Portal pflegen die Referenten ihr Profil, erteilen die DSGVO-konforme Einwilligung getrennt für Aufzeichnung, Veröffentlichung, Social Media oder Werbung und laden Präsentation, Video oder Link hoch, versioniert und bis 500 MB. Das Team sieht im Dashboard, welche Einwilligungen und Dateien noch fehlen, und erinnert gezielt per Reminder-Kampagne, mit Testversand vor dem Massenversand.

Nach außen gelangt ausschließlich, was das Team freigegeben hat. Aus diesen Daten erzeugt comnexx den Bühnenplan als Excel-Datei pro Location, Session-Banner für Speaker und Marketing, deren Layout sich im Banner-Designer anpassen lässt, und auf Wunsch eine öffentliche Event-Website im Look der Veranstaltung mit Programm, Speakern und Sponsoren. Eine Read-only-API mit Changes-Endpunkt hält Website, Event-App und andere Systeme auf dem aktuellen Stand. Administratoren und Speaker arbeiten im selben Portal. Sechs einzeln vergebbare Berechtigungen, ein Rollenwechsel für Nutzer, die beides sind, und die Funktion „Login as Person“ für den Speaker-Support erlauben es mehreren Teammitgliedern, parallel zu arbeiten, ohne dass jeder alles sieht.

Seit 2022 läuft jede Ausgabe der ITB Berlin Convention über comnexx, mit mehr als 400 Speakern auf vier parallelen Bühnen an drei Tagen. Der Deutsche StiftungsTag, Europas größter Stiftungskongress, setzte die Plattform 2021 und 2024 ein, die Esri Konferenz 2021. Wir betreiben die Plattform seit dem Start und entwickeln sie laufend weiter.

Mehr zur Plattform unter comnexx-speakermanagement.de. Sie brauchen eine eigene Webanwendung, ein Kundenportal oder ein Verwaltungssystem für Ihre Veranstaltungen? Dann sprechen Sie mit uns über Ihr Projekt.

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